Cómo gestionar correctamente las expectativas de los Stakeholders
En este artículo vamos a ver como gestionar correctamente las expectativas de los Stakeholders de nuestro proyecto. No es sencillo y por ello debemos saber de qué manera gestionarlas, ya que como he dicho anteriormente en el artículo de cómo identificarlos, los Stakeholders son verdaderamente importantes para nuestro proyecto y debemos tratar de una manera correcta sus expectativas para no perderlos.
Un artículo que leí no hace mucho, comenzaba el apartado con un texto del cual he sacado una frase en concreto que para mí es crucial para el buen desempeño de un proyecto, en esta frase se decía que los Stakeholders, deben de ser en todo momento la brújula que nos indique en qué dirección movernos a la hora de gestionar la comunicación del proyecto, de ahí que resulte de vital importancia gestionar sus expectativas. De este tema en concreto es de lo que vamos a hablar en esta segunda parte y dado que nos hemos excedido un poco en la primera parte, intentaré ser más breve en esta segunda sin restarle importancia y sin dejarme nada relevante sobre este apartado.
Para poder gestionar bien las expectativas de los Stakeholders debemos controlar bien las comunicaciones. Siguiendo la guia del PMBOK, el proceso de “controlar las comunicaciones” puede desencadenar actualizaciones del plan de gestión de las comunicaciones así como de otros componentes del plan para la dirección del proyecto. Los documentos del proyecto se pueden actualizar como resultado del proceso de controlar las comunicaciones. Estas actualizaciones incluyen: Pronosticos, informes de desmpeño y registro de accidentes, entre otras.
Los activos de los procesos de la organización susceptibles de actualización incluyen los formatos de informe y la documentaciñon de las lecciones aprendidas. Esta documentación puede pasar a formar parte de la base de datos histórica tanto para el proyecto como para la organización ejecutora y puede incluir causas de los incidentes, razones de la selección de las medidas correctivas y otros tipos de lecciones aprendidas durante el proyecto.
Una vez planificadas y distribuidas las comunicaciones, los elementos de comunicación deben ser controlados para asegurar que satisfacen las necesidades de información de los Stakeholders del proyecto, hay que asegurar un flujo óptimo de información. No sirve de nada poner esfuerzo en una dirección si no es la adecuada y la que quieren tomar los Stakeholders.
Los Stakeholders esperan unas cosas de nosotros, las cuales debemos ofrecerle para que se cumplan todas sus expectativas.
- Primero, los stakeholders esperan que el producyo sea utilizable.
- Segundo, esperan que se cumplan las promesas.
- Tercero, que le atendamos de forma competente y gentil.
- Cuarto y último punto, los stakeholders esperan que entendamos sus necesidades y deseos y que respondamos a estos de una manera efectiva.
Los Stakeholders esperan que les aliviemos sus problemas y no que los agravemos. Quieren que las cosas salgan bien y de acuerdo con lo planeado. Por ir resumiendo, el stakeholder quiere que todo salga positivamente y no quieren escuchar problemas y escusas por nuestro mal rendimiento.
Para finalizar, no hay que construir nuestros discursos con lamentos o excusas por aquello que no se ha conseguido, y mucho menos cargando diciendo que las culpas son de elementos ecternos a la organización del proyecto, sino que construyamos un discurso que reafirme las buenas decisiones y las medidas adoptadas para corregir las desviaviones si se produjesen y de esta manera comunicar imagen de seguridad para que los Stakeholders vean que trabajamos en la dirección correcta y en los plazos establecidos, de esta manera estaremos gestionando efectivamente las expectativas de los stakeholders en la comunicación de nuestro proyecto.