La triple restricción: enfoque práctico

En todo proyecto se dice que existe una triple restricción, que es el tiempo el coste y el alcance. Digámoslo de otra forma, la modificación de cada una de ellas tiene un claro impacto en las otras dos. Esto es algo que todos podemos experimentar incluso en pequeños ámbitos de nuestra vida cotidiana cuando nos afrontamos a realizar un cambio, estamos condicionados por estos tres factores: Tiempo, Coste y Alcance.

Basado en mi experiencia y fruto de compartir esto con muchos alumnos y profesores, he llegado a la conclusión que realmente lo que existe es una quíntuple restricción. En concreto hablo de Objetivo, Coste, Alcance, Tiempo y Organización / recursos. El objetivo del proyecto si creo que es claro una restricción ya que condiciona a las demás,

sobre todo si este esta bien definido (ya sabéis técnica SMART) y los recursos que dispongamos para la realización del proyecto es otra restricción clave, ya que nos condicionará bastante en la forma en la cual decidamos realizar el proyecto.

Finalmente un factor adicional y clave para entender la complejidad de los proyectos, es que estos 5 factores no son estáticos y que por tanto cambian a lo largo del recorrido de un proyecto derivados tanto de los condicionantes internos del proyecto como de los condicionantes externos, es decir del entorno tan cambiante que nos rodea.

Mi opinión personal es que debemos saber jugar con el triángulo de restricciones en el proyecto, al igual que en el entorno económico jugamos con el diamante de la inversión. Definiendo prioridades será la mejor manera de saber jugar con él, por ejemplo, analizando qué es lo más importante en nuestro proyecto y priorizarlo.

A la vez, tenemos que definir muy bien los 3 factores y siempre de una manera clara, objetiva y precisa, que sea medible y cuantificable, y que sobre todo, sea real.

Cuando creamos un proyecto y definimos el alcance, lo primero que tenemos que analizar es que el proyecto tenga un alcance que sea tangible, no podemos definir un alcance muy exigente y que no podamos lograr, ya que como hemos dicho, cada aspecto o cada factor influye directamente sobre los otros y si en el proyecto se define un alcance un poco surrealista, la implicación en tiempo y coste será muy grande y al final el proyecto fracasará y perderemos tiempo y dinero.

Cuando lo que nos paramos a ver es el factor tiempo, podemos ver que también podemos fallar, aunque creamos que el tiempo es lo de menos, ya que se tiene una mentalidad en esta sociedad de que las cosas mas vale hacerlas tarde que nunca, y en el entorno empresarial no es así.

Cuando vamos a definir el tiempo que va a llevar nuestro proyecto tenemos que analizar muchos datos.

Para ello quiero contar una anécdota que dijo el director del master en bolsa y mercados del IEB de Madrid, D. Javier Amo. En una ponencia, Javier nos contaba un poco sobre el futuro de la economía y de la empresa en el mundo, como todo evoluciona por segundos y que hoy en día todo se queda obsoleto en muy poco tiempo. Hablando sobre el ámbito de los estudios, comentó que en Sillicon Valley se estaba planteando la opción de implantar que los estudios en ingeniería informática tuviesen la duración de 1 año, ya que, los alumnos que estaban estudiando 4o de carrera, los conocimientos que tenían adquiridos de los cursos anteriores ya se habían quedado obsoletos por el continuo cambio que sufre el sector tecnológico hoy en día.

Esta anécdota me caló bastante y la he intentado extrapolar en este texto y relacionarlo un poco con el factor “tiempo” en nuestro proyecto. Como he dicho anteriormente, tenemos que definir muy bien el tiempo del que vamos a disponer para ejecutar y desarrollar nuestro proyecto por la múltiple cantidad de datos que tenemos que analizar.

Cuando estamos investigando y definiendo el tiempo nos encontramos a que nos exponemos a muchos escenarios diferentes que pueden hacer que nuestro proyecto fracase.

Si el proyecto tiene una duración temporal muy extensa, cuando nuestro proyecto se lance nos podemos encontrar con varios escenarios como hemos dicho que pueden ser: Que nuestro proyecto se haya quedado obsoleto ante el cliente, que hayan lanzado un proyecto mejor que el nuestro, que los costes del proyecto hayan subido y nos pasemos del presupuesto….

Si la duración temporal es muy breve, nos podemos encontrar con escenarios totalmente distintos como puede ser: Que el proyecto haya incurrido en gastos de personal innecesarios para alcanzarlo en esa brevedad temporal, que por hacerlo con tanta brevedad, hallamos pasado por alto factores importantes del proyecto, que el alcance no haya sido el óptimo debido a la escasez de tiempo y no lleguemos a las exigencias del cliente…

Como vemos, tenemos que definir bien la duración temporal que lleva nuestro proyecto y buscar esa “media” que haga que logremos el alcance deseado, aprovechando y optimizando los costes de la mejor manera posible y de esta manera, conseguiremos un equilibrio perfecto.

Por último y no menos importante, hablemos del coste. El coste es otro de los 3 factores presentes en el triángulo de la triple restricción. El coste es otro factor que debemos analizar de una manera todavía más precisa y más cuantificable, ya que es uno delos más importantes, o en mi opinión, el más importante para los inversores y demás partes interesadas.

El coste del proyecto debe ser siempre el necesario, tenemos que analizar de una manera muy objetiva los gastos en los que va a incurrir nuestro proyecto para poder solicitar el importe adecuado y no asustar o disgustar a las partes interesadas.

Si definimos el coste de nuestro proyecto, redondeando a lo alto, por el simple hecho de basarnos en la común y conocida teoría del “más vale que sobre a que falte”, es probable que pueda haber una retirada de inversores o una situación de descontento en las partes interesadas de ese proyecto, dado que el dinero solicitado no es el que realmente necesitábamos. Otro factor que tenemos que tener en cuenta es el costo del capital, si el dinero es financiado por una entidad bancaria o por plataformas de financiación alternativa, tendremos un costo de capital, que podía incurrir en gastos innecesarios si el capital solicitado es mayor del que necesitábamos.

En el caso opuesto, si solicitamos menos dinero del necesario o definimos un coste menor del que luego será, la catástrofe es mayor, dado que posiblemente nos pasemos del presupuesto y tengamos que solicitar más a los inversores o entidades, creándonos gastos y descontentos que podían haberse evitado analizando bien el coste que iba a precisar nuestro proyecto. Si nos topamos con este escenario, posiblemente tengamos que solicitar más dinero, nuevos gastos en comisiones de apertura, etc…, retrasos en el proyecto por habernos quedado sin recursos de capital, descontento de las partes interesadas por haber sobrepasado el presupuesto fijado… Como vemos, un caos general.

En conclusión, como he dicho durante el texto, tenemos que saber definir bien esas 3 restricciones de una manera objetiva, clara y precisa, ya que, como hemos visto, un fallo en cualquiera de los 3 factores influirá directamente sobre los otros y creará una situación mala y conflictiva en nuestro proyecto que podrá abocarse en el fracaso del proyecto en general. Hay que saber buscar ese equilibrio, esas medias sin ir a extremos y lograr aprovechar de una manera eficiente los recursos de los que dispongamos, ya que es importante para que esos 3 factores se cumplan satisfactoriamente y lograr el éxito en nuestro proyecto.